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Ajuste de InventarioActualización de precios, Compras, Pago a Proveedores, Ventas y Cobranzas.


[En adelante que: HQ (Headquarter) es equivalente a decir Casa Central]

 

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Ajuste de Inventario:

Solo HQ es la que puede acceder a esta funcionalidad de cargar el Stock/Inventario y Actualizar los precios, pero cada sucursal es la encargada de Ajustarlo en cuanto a cantidades.

Luego de haber cargado Rubros, Subrubros y Artículos que componen el stock/inventario hay dos acciones que se deben llevar a cabo:

  1. Ajuste de Inventario que equivale a declarar las cantidades de cada artículo y otros datos importantes para la actividad de compra/venta de la organización, y
  2. Actualización de precios que es la acción en la que se definirán los precios de venta de cada artículo.

Más adelante, se puede hacer ajuste de inventario por pérdida, roturas, faltantes o sobrantes de los artículos que por distintas razones pudieran darse a lo largo de la actividad e interacción de los participantes de la organización.

Acá detallaremos el ajuste y en el ítem siguiente se desarrollará la actualización de precios.

Dentro de la opción de Menú: Inventario y Stock se encuentra el acceso a Ajuste de Inventario.

  • Seleccionar el signo |  +  | para generar un nuevo Ajuste
  • Cuando abre el cuadro de diálogo, es importante definir alguna opción del combo que se ofrece para ver qué acción seguirá el sistema cuando ejecute el ajuste. Si es, por ejemplo, Ajuste inicial [+], sumará las cantidades al Stock General, luego se deberá completar datos de la cabecera de ser necesario y grabar para activar el ingreso de los detalles.
  • Cuando activa la grilla de detalles, el signo |  +  | permite el ingreso de artículos de stock definido para ser ajustado.
    • En el caso en que el artículo seleccionado para ajustar, tenga la característica de ser “seriado”, según su definición al ser dado de alta, se DEBERAN ingresar, además de la cantidad que haya, desde qué número es ese lote de artículos seriados y en qué fecha fue adquirido o tiene vencimiento.
      Estos parámetros, son importantes para el momento de la venta de los mismos y controlar en qué orden deben ser descontados.
    • Terminado de ingresar los ajustes a realizar, hay dos botones en la base:  Acepta/Graba y Ejecutar. Con el primero, solo se registra el documento pero no se actualiza el stock, pues se toma que es un borrador que está por ser completado o revisado antes de ser Ejecutado.
      La Ejecución es la actualización real y no se puede volver a modificar ni alterar el documento de ajuste.
  • La actualización y asignación de los lotes designados en estas acciones, se verán reflejados en cada Artículo del Stock en su opción asociada + Mas… de la base de la grilla de ellos.

 

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Actualización de precios:

Dentro de la opción de Menú: Inventario y Stock se encuentra el acceso a Artículos

Para definir o actualizar el precio de venta de cada Artículo, se deberá ingresar a cada uno de ellos y seleccionar el Tipo de moneda (desde el combo) y el importe de venta escrito en el campo siguiente. Luego, seleccionar el tipo de IVA que se le debe aplicar y finalmente, Grabar para que quede registrado.

Este precio es el que se fija para todas las ventas que se hagan en todos los puntos de venta de la organización (sea en HQ o cualquier Sucursal) y cada punto de venta, podrá aplicarle (o no) una bonificación de ser así la política comercial que se tome.

En la grilla principal de los Artículos se mostrará, en la última columna, la fecha de actualización del precio de venta y se coloreará en verde la celda, en caso de ser la moneda en Pesos Argentinos.

 

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Compras:

 

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Pago a Proveedores:

 

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Ventas:

Es necesario, para que se realice una acción de venta, que:

  • Exista el cliente/socio/paciente/alumno al que se le vincule acción de la venta (Ver Personas).
  • Que esa persona tenga, en la primera solapa de Legajo, Datos Fiscales todos los datos fiscales requeridos.
  • Exista el artículo/servicio en el Stock/Catálogo definido para declarar lo que se va a vender (Ver Inventario y Stock).
  • Que el precio del mismo ya esté definido en el registro del Stock/Catálogo (Ver Actualización de precios).
  • Existan los formularios Orden de Venta/Factura que corresponda a su tipo de organización y sus puntos de venta asociados (Ver Relaciones).
  • Exista el/los diseños de formularios pertinentes.

 

Los pasos a seguir para realizar una venta con éxito son:

  1. Seleccionar al cliente/socio/paciente/alumno que se quiere afectar a la acción.
  2. Pulsar el botón Legajo de la base de la grilla de las personas.
  3. Completar/actualizar los datos fiscales que luego se imprimirán en la factura, de la solapa Datos Fiscales.
  4. Generar una Orden de Venta: desde la solapa Contratos/Ordenes de Venta,
    • Seleccionar el signo +  | para generar un/a nuevo/a Contrato/Orden
    • Cuando abre el cuadro de diálogo, completar datos de la cabecera .
    • Proceder al ingreso de algún artículo de stock definido para ser vendido.
      1. El combo inicial, muestra los artículos vendibles y entre  (  )  se muestra la existencia.
      2. Al seleccionar el que se desea, permite ingresar cantidad, bonificación y el factor de conversión del precio que corresponda a la moneda tratada.
      3. Cada registro que se acepta y agrega en la grilla, puede ser editado o borrado, mientras el estado del Contrato/Orden de Venta sea Borrador, es decir, no se haya Confirmado/impreso.
      4. Cuando se Confirma/imprime el Contrato/Orden de Venta, el estado del formulario cambia a Emitido y el sistema le pone número de control. Su contenido no es modificable, pero se puede consultar y/o re imprimir, si así está configurado.
    • Una Orden de Venta puede ser anulada si su estado es Borrador o no está vinculada a una factura.
  5. Ir a la solapa Facturación para generar e imprimir la factura.  En la grilla de principal de la solapa, se mostrarán las facturas ya emitidas para esta persona. Seleccionar el signo |  +  | para generar una nueva.
  6. Según la configuración del GSD-ERP dada por las características de cada entidad que esté suscripta al uso del mismo, hay dos maneras de generar la factura antes de imprimirla.
    • Vinculando una Orden de Compra completa emitida recientemente.
      Desde el ícono habilitado al pie de la grilla de detalles, cuya descripción es “Vincula”, se despliega una ventana de diálogo con todas las órdenes de compra no facturadas y habilitadas para este fin, relacionadas con este cliente.
      Se selecciona la Orden y se traslada su contenido, “tal como fue generada la Orden de Compra” a la factura.
    • Seleccionando cada ítem de una o varias de Ordenes de compra emitda/s
      Desde el ícono de  +  | se activa la opción de seleccionar desde un combo, ítems de Ordenes de Compra.
      Esta forma, permite al usuario seleccionar los ítems disponibles (no facturados) de las órdenes de venta emitidas para el cliente en cuestión, y confeccionar la factura con información parcial de las ordenes de compra. Es el caso especial que, teniendo cantidad de gente para atender, el cliente decide a último momento si lleva todo lo ordenado.
  7. En el caso de manejar artículos seriados, notar que en la parte superior del cuadro de diálogo de la Orden de Venta, se activan dos íconos:
    a)  Marcar: que permitirá visualizar a todos los artículos seriados posibles de vender y “marcarlos” individualmente, por rango o como Ajuste de Stock para que no sean vendidos, el sistema toma en secuencia ascendente por fecha-nro_de_serie a los artículos que se deberían vender y los declara en la factura.
    Por ésto, si la razón o las circunstancias amerita, el marcar a uno de éstos, hace que el sistema lo “salte” y siga con el siguiente al/los marcados.
    b) Desmarcar: esta función tiene dos comportamientos según los momentos que se use:
    b.1)  Momento antes de confirmar la Orden de Venta: muestra todos aquellos que fueron marcados por alguna circunstancia y permite desmarcarlo para ser vendido en esta ocasión.
    b.2) Momento después de confirmar la Orden de Venta: Al confirmarla, el sistema le asigna un nro de orden al formulario Orden de Venta. En este momento y, seleccionando la orden de venta que se pretenda, lo que mostrará la función son TODOS los artículos seriados que fueran seleccionados para vender con esta Orden.
    Esto es para decir (el sistema reservó estos artículos” y el operador deberá corroborar, ratificar o rectificar este informe (desmarcando los que no son posibles de vender y/o marcando a los que reemplazarán a los desmarcados anteriormente).
    IMPORTANTE: el sistema no es inteligente y es responsabilidad del operador hacer que los datos sean consistentes. Ejemplo, si se dijo que se venden 10 artículos determinados y se desmarca uno y no se reemplaza por otro, la factura quedará confeccionada con que se venden 10 pero se entregan 9.
    Una vez confirmada y rectificada o ratificada la Orden de Venta, los artículos seriados reservados ya separados, pasará al siguiente nivel de operación:
    quien factura, recibirá los artículos reservados para que ratifique o rectifique por su cuenta que todo coincida con lo que está “Vinculando” a la factura. Este operador, tendrá disponible los mismos íconos y funciones ya descritas, pero en la ventana de diálogo de Facturación.
  8. Recordar que HASTA QUE NO SE IMPRIMA LA FACTURA, ésta no obtiene número ni confirmación para el sistema. Su estado quedará como Borrador.
  9. En el momento que se confirma la factura, es decir, se da la orden de imprimirla, en ese momento el sistema pone el número a la factura y descuenta de stock (o marca en las seriadas) aquellos ítems vendidos.

 

Notas de Crédito.

 

 

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Cobranzas:

Es necesario, para que se realice una acción de cobranza, que:

  • Exista el una factura emitida y confirmada, vinculada a un cliente/socio/paciente/alumno (Ver Ventas).
  • Exista el formulario Recibo que corresponda a su tipo de organización y sus puntos de venta asociados (Ver Relaciones).
  • Exista el/los diseños de formularios pertinentes de ser así definido.

 

Los pasos a seguir para realizar una cobranza con éxito son:

  1. Seleccionar al cliente/socio/paciente/alumno que se quiere afectar a la acción.
  2. Pulsar el botón Legajo de la base de la grilla de las personas.
  3. Al ir a la solapa Cobranzas, seleccionar el signo |  +  | para generar un nuevo Recibo.
  4. En forma automática, el Sistema propone todo el importe que se puede cobrar a esta entidad en las columnas a cobrar Doc y a cobrar Rec Valores que provienen de los documentos generados para esta entidad y cuyo estado permite suponer que se pueden cobrar.

…   … … … …

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