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Ajuste de InventarioActualización de precios, Compras, Pago a Proveedores, Ventas y Cobranzas.


[En adelante que: HQ (Headquarter) es equivalente a decir Casa Central]

 

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Ajuste de Inventario:

Sólo HQ puede acceder a esta funcionalidad que permite cargar el Stock/Inventario inicial y Actualizar los precios, pero cada Sucursal es la encargada de Ajustarlo en cuanto a cantidades.

Luego de haber cargado los Rubros, Subrubros y Artículos que componen el Stock/Inventario se deben llevar a cabo dos acciones:

  1. Ajuste de Inventario que equivale a declarar las cantidades de cada Artículo y otros datos importantes para la actividad de compra/venta de la organización, y
  2. Actualización de precios que es la acción en la que se definen los Precios de venta de cada artículo.

Más adelante, se pueden realizar sucesivos Ajustes de Inventario en caso de pérdidas, roturas, faltantes o sobrantes de artículos que por distintas razones pudieran darse a lo largo de la actividad y por interacción de los integrantes de la organización.

A continuación, se detalla el proceso de Ajuste y en el ítem siguiente se desarrolla la Actualización de Precios.

Dentro de la opción de Menú: Inventario y Stock se encuentra el acceso a Ajuste de Inventario.

  • Seleccionar el signo |  +  | para generar un nuevo Ajuste
  • Cuando se abre el cuadro de diálogo, se debe seleccionar alguna opción del combo ofrecido, a fin de estipular qué acción debe llevar a cabo el sistema cuando ejercite el Ajuste. Si, por ejemplo, se trata de Ajuste inicial [+], suma las cantidades al Stock General, luego se deben completar datos de la cabecera (de ser necesario) y Grabar para efectivizar el ingreso de los detalles.
  • Cuando activa la grilla de Detalles, el signo |  +  | permite el ingreso de los Artículos de stock que deben ser ajustados.
    • En el caso en que el artículo seleccionado para ajustar tenga la característica de ser “seriado” [según su definición al haber sido dado de alta] se DEBEN ingresar, además de la cantidad existente, a partir de qué número se inicia ese lote de artículos seriados y en qué fecha fue adquirido o tiene vencimiento.
      Estos parámetros son de especial importancia al momento de la venta de tal tipo de Artículos, ya que permiten controlar en qué orden deben ser retirados del Stock según la política de gestión de inventarios de la organización. .
    • Al  finalizar el ingreso de los Ajustes a realizar, se debe escoger alguno de los dos botones existentes en la parte inferior:  Acepta/Graba y Ejecutar. Con el primero, sólo se graban las modificaciones (sin actualizar aún el stock), tratando esos datos como un borrador provisorio que está a la espera de ser completado o revisado antes de ser Ejecutado.
      La Ejecución es la actualización real y, una vez aplicada, ya no se puede volver a modificar ni alterar tal documento de ajuste.
  • La actualización y asignación de los lotes definidos en estas acciones, se ven reflejados en cada Artículo del Stock en su opción asociada + Mas… de la base de la grilla de cada uno de ellos.

 

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Actualización de precios:

Dentro de la opción de Menú: Inventario y Stock se encuentra el acceso a Artículos

Para establecer y/o actualizar el precio de venta de cada Artículo, se debe acceder individualmente a cada uno de ellos, seleccionar desde el combo el Tipo de moneda  y escribir el Importe de Venta en el campo siguiente. Luego, seleccionar el Tipo de IVA a aplicar y finalmente, Grabar, para que quede registrado.

El precio aludido es el que se fija para toda venta que se haga en cualquier punto de venta de la organización (sea en HQ o en cualquier Sucursal) y cada punto de venta podrá aplicarle (o no) una bonificación, según lo prevea la política comercial dispuesta.

En la grilla principal de Artículos se muestra, en su última columna, la fecha de actualización del precio de venta y si la moneda es el Peso Argentino, la celda aparece coloreada en verde. .

 

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Compras:

 

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Pago a Proveedores:

 

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Ventas:

Para realizar una acción de venta es necesario que:

  • Exista el Cliente/Socio/Paciente/Alumno al que se refiere la  acción de venta (Ver Personas).
  • El registro de tal persona muestre todos los datos impositivos requeridos en la primera solapa [Datos Fiscales] de su Legajo .
  • Exista el Artículo/Servicio en el Stock/Catálogo definido, para declarar lo que se va a vender (Ver Inventario y Stock).
  • Que el precio del mismo ya esté definido en su registro del Stock/Catálogo (Ver Actualización de precios).
  • Existan los formularios Orden de Venta/Factura que corresponda al tipo de organización y sus puntos de venta asociados (Ver Relaciones).
  • Exista el/los diseños de formularios pertinentes.

 

Los pasos a seguir para registrar adecuadamente una venta son:

  1. Seleccionar al Cliente/Socio/Paciente/Alumno que corresponde afectar a la acción.
  2. Pulsar el botón Legajo de la base de la grilla de las Personas.
  3. Completar/actualizar los datos impositivos existentes en la solapa [Datos Fiscales] .para ser impresos en la Factura,
  4. Generar una Orden de Venta: desde la solapa Contratos/Ordenes de Venta,
    • Seleccionar el signo +  | para generar un/a nuevo/a Contrato/Orden
    • Cuando se abre el cuadro de diálogo, completar datos de la cabecera del documento.
    • Proceder al ingreso de algún/os Artículo/s de stock que está/n siendo vendido/s.
      1. El combo inicial, muestra los Artículos susceptibles de ser vendidos y entre  (  )  se pueden ver sus cantidades en existencia.
      2. Al seleccionar el que se desea, permite ingresar Cantidad, Bonificación y el Factor de Conversión a aplicar, según corresponda a la moneda de que se trate.
      3. Cada registro que se acepta y agrega en la grilla, puede ser editado o borrado mientras el estado del Contrato/Orden de Venta sea Borrador, es decir, hasta tanto no se haya Confirmado/impreso.
      4. Cuando se Confirma/imprime el Contrato/Orden de Venta, el estado del formulario cambia a Emitido y el sistema le asigna su número de control. A partir de ese momento, su contenido no puede modificarse, pero  puede consultarse [y/o reimprimirse, si así está configurado].
    • Una Orden de Venta puede ser anulada mientras su estado sea Borrador o no esté vinculada a una Factura.
  5. Para generar e imprimir la Factura, se debe abrir la solapa [Facturación].  En la grilla principal de esa solapa se muestran las Facturas ya emitidas para el Cliente en cuestión. Seleccionar el signo |  +  | para generar una nueva.
  6. Según la Configuración del GSD-ERP [dada por las características de cada entidad suscripta a su uso], existen dos modos de generar la factura antes de imprimirla:
    • Vincular una Orden de Compra completa emitida anteriormente.
      Desde el ícono habilitado al pie de la grilla de detalles [cuya descripción es “Vincula”], se despliega un cuadro de diálogo que muestra todas las Órdenes de Compra relacionadas con ese Cliente que se encuentran no facturadas áun, estando habilitadas para tal fin. .
      Al seleccionar la Orden deseada, se traslada su contenido total a la Factura.
    • Seleccionando ítems de una o varias Ordenes de Compra emitida/s
      Desde el ícono de  +  | se activa la opción de Seleccionar Ítems de Ordenes de Compra, desde un combo.
      Esta modalidad permite al usuario seleccionar ítems, de entre los disponibles en las Órdenes de Venta aún no facturadas emitidas para el Cliente en cuestión, y confeccionar la Factura incluyendo datos parciales de una o varias Órdenes de Compra. Se aplica al caso especial en que el cliente decide -a último momento- no comprar todos los ítems de alguna Orden.
  7. Si se trata de artículos seriados, notar que en la parte superior del cuadro de diálogo de la Orden de Venta, se activan dos íconos:
    a)  Marcar: que permite visualizar todos los artículos seriados susceptibles de ser vendidos y “marcarlos” (ya sea individualmente, por rango o como Ajuste de Stock) para dejarlos indisponibles. El sistema toma a los artículos que se están vendiendo, en secuencia ascendente por fecha-nro_de_serie  y los declara en la Factura.
    En caso que las circunstancias lo ameriten, el haber marcado alguno/s del/os artículo/s, provoca que el sistema lo/s saltée de la secuencia y continúe con el siguiente al/los marcado/s.
    b) Desmarcar: esta función tiene dos comportamientos según el momento en que se use:
    b.1) Usada antes de confirmar la Orden de Venta: muestra todos aquellos que fueron marcados en alguna circunstancia y permite desmarcarlo/s para ser vendido/s en esta ocasión.
    b.2) Usada después de confirmar la Orden de Venta: Al confirmar la Orden de Venta, el sistema le asigna un nro de orden al formulario. A partir de este momento, si se selecciona la Orden de Venta, muestra TODOS los artículos seriados que hayan sido seleccionados para incluir en ella.
    Con esto, se pretende indicar que el sistema tiene “reservados” estos artículos, a fin de que el operador los verifique y corrobore,  ratificando o rectificando esa reserva (desmarcando alguno/s no susceptible/s de incluir en esta venta y/o marcando aquel/los que reemplazará/n al/os desmarcado/s anteriormente).
    IMPORTANTE: en este aspecto, el sistema no aplica “inteligencia”, siendo ABSOLUTA RESPONSABILIDAD DEL OPERADOR lograr que los datos sean consistentes. Ejemplo: si se estipuló la venta de 10 artículos determinados y luego se desmarca uno, sin reemplazarlo por otro, la factura quedará confeccionada DE MODO ERRÓNEO, indicando que se venden 10, pero enumerando sólo 9.
    Una vez confirmada la Orden de Venta, tras haber rectificado/ratificado los artículos seriados reservados ya separados, se continúa con el siguiente nivel de la operación.
    Ahora, quien factura debe recibir los artículos reservados [para  ratificar o rectificar, por su cuenta, que todo coincida con lo que está “Vinculando” en esa factura. Este operador, dispone de los mismos íconos y funciones ya descritas, pero ahora utilizables en la ventana de diálogo de Facturación.
  1. Recordar que MIENTRAS NO SE IMPRIMA LA FACTURA, ésta no obtiene número ni confirmación para el sistema. Su estado permanece como Borrador.
  2. Recién en el momento en que se confirma la Factura, es decir, al ordenar su impresión, el sistema le asigna número y descuenta de stock (o marca, si se trata de seriados) aquellos ítems vendidos.

 

Notas de Crédito.

 

 

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Cobranzas:

Para realizar una acción de cobranza resulta necesario que:

  • Exista alguna Factura emitida y confirmada que, por estarlo, aparece vinculada a un Cliente/Socio/Paciente/Alumno válido (Ver Ventas).
  • Exista el formulario Recibo correspondiente a su organización y sus puntos de venta asociados (Ver Relaciones).
  • Exista/n el/los diseños de formularios pertinentes.

 

Los pasos a seguir para registrar una cobranza son:

  1. Seleccionar al Cliente/Socio/Paciente/Alumno que se debe afectar a la acción.
  2. Pulsar el botón Legajo de la base de la grilla de Personas.
  3. De su solapa [Cobranzas], seleccionar el signo |  +  | para generar un nuevo Recibo.
  4. En forma automática, el Sistema propone  (en las columnas a cobrar Doc y a cobrar Rec) el importe total que adeuda la entidad en cuestión. Tal valor proviene de los documentos generados para la misma cuyo estado permite determinar que están en condiciones de ser cobrados.

…  … … … …

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