09. Inventario y Stock

Conceptos sobre la Organización del Stock en Familias de Productos.

  1. Inventario: registro documental de los bienes y demás elementos pertenecientes a una persona, empresa o comunidad, hecho con orden y precisión.
  2. Existencias (Stock): bienes poseídos por una empresa para:
  • su venta en el curso ordinario de la explotación
  • su transformación o incorporación al proceso productivo, o
  • su utilización..

INTRODUCCION:
Desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del stock es alimentar el flujo producción – venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones. En general, los stocks se han convertido en un instrumento para satisfacer de modo oportuno y suficiente las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada.

CODIFICACION:
Los sistemas de codificación de productos resultan necesarios cuando se utilizan sistemas informatizados para la gestión de los productos y cuando el número de productos es medio o grande.
Cada una de las unidades de la empresa tiene necesidades y características diferentes, y maneja diferentes tipos de información relativa al producto.

En cualquier sistema, la codificación es un proceso con una problemática recurrente, a la cual debemos darle mucha importancia, asignando tiempo para su estudio y análisis.

Es una etapa crucial en la que se define parte de la estructura del sistema, ya que esos códigos son la nomenclatura básica utilizada en el mismo y dejan su impronta por muchos años en la organización.

Los códigos permiten reconocer rápidamente qué estamos viendo o cómo y qué buscar dentro del sistema, ahorrando tiempo.

Los principios que debe respetar un sistema de codificación adecuado son los siguientes:

  1. Los códigos deben ser únicos: cada código debe identificar a un único producto y sólo a uno.
  2. Se debe utilizar un solo tipo de código para todas las áreas de la empresa.
  3. Se debe asignar la responsabilidad de crear nuevos códigos a una única persona o entidad. Si esto no es posible, los criterios para crear nuevos códigos deben formalizarse y ser accesibles.
  4. Evitar la reutilización de los códigos. Cuando algunas piezas o productos están mucho tiempo sin utilizarse, existe la tendencia a utilizar sus códigos para nuevos productos. Una reclamación recibida años después puede causar confusiones o problemas de identificación.
  5. Los códigos deberían ser cortos. Habrá que tener en cuenta la frecuencia de utilización del código, sobre todo si hay que leerlo visualmente, escribirlo, etc.
  6. Todos los códigos deberían tener la misma longitud. Con ello se evitan errores en su utilización, sobre todo en la lectura visual y escritura de los mismos.
  7. Evitar la utilización de caracteres que puedan llevar a confusión. En los códigos mixtos es frecuente confundir el 0 (número) con la O (letra). El empleo de las mayúsculas y las minúsculas puede servir para diferenciar códigos con los mismos caracteres, pero puede crear confusión.
  8. Permitir la codificación de nuevos ítems. Hay que prever la cantidad de ítems que necesitaremos codificar en un futuro mediato para que el sistema de codificación pueda seguir utilizándose prolongadamente. Es un proceso mental, que requiere imaginación para la proyección y futuro del sistema.
  9. Colocar, siempre que se pueda, dígitos de control o chequeo. Un dígito o letra de chequeo se calcula a partir de todos los dígitos existentes en el código. Este dígito permite controlar fácilmente si todos los números del código son correctos y es muy útil cuando hay que leer y/o teclear los dígitos manualmente y cuando el error en esta operación puede tener consecuencias importantes. Pueden existir limitaciones cuando el código no es completamente numérico.

Es por ello que el diseño del sistema de codificación es un proceso importante al que deben ser convocados y participar todos los sectores de la organización. Consigue definir el “CRITERIO a utilizar (que tendrá que ser conocido y reconocido en todos los sectores que utilicen el sistema), dejándolo asentado en los manuales de la empresa.

Ese criterio formaliza cómo se definen y estructuran cada código como así también las Descripciones de los artículos (mayúsculas, minúsculas, abreviaciones, signos, palabras iniciales para búsquedas, etc,), descripciones extendidas adicionales, sinónimos, etc.

DISPONIBILIDADES:
GSD-ERP permite clasificar los productos/servicios de la siguiente manera:

Nivel 1: Corresponde a la agrupación por UEN
Nivel 2: Es el Rubro que agrupa a distintos tipos de artículos que presenta alguna característica distintiva común.
Nivel 3: El Subrubro permite identificar subagrupaciones de cada Rubro definido.
Nivel 4: Finalmente, el Artículo, es el código que identifica a cada elemento de la familia.

Además, existe otro nivel de subagrupación de Artículos en base a alguna otra característica específica:

  • que resulte de interés para consulta posterior y
  • que no dependa de los niveles anteriores.

Esta nueva subagrupación se da a través de la asignación de valores a otro campo asociado directamente al Artículo que se llama: CATEGORIA.

IMPORTANTE: antes de iniciar la carga de Artículos, es necesario haber definido e incorporado el contenido de las siguientes tablas, agrupadas en la opción de menú Inventario y Stock”:

  las varias tablas identificadas con el isotipo de AFIP: sus contenidos vienen determinados por esa agencia de recaudación, pudiendo ser consultadas y/o completardas.

Origen/Autoría: En esta tabla se incorporan los datos de Marcas, Autores y/u Orígenes de fabricación, creación y/o procedencia de los Artículos que se vinculan con cada uno de los registros. Esto datos dan un valor agregado de información que permite que los Artículos puedan -luego- relacionarse con catálogos de venta y/o info en web sites asociadas.

Ejemplo para una automotriz: Audi (Autor/Marca), Sector autos sedán (Descripción), de Origen brasileño (Nacionalidad), con detalles de fabricación tales… (Detalles Bio-Técnicos), con reconocimientos internacionales en pruebas de circuitos … (Reconocimientos) y con las siguientes observaciones (Observaciones).

Ejemplo para una galería de arte: Fader, Fernando (Autor/Marca), 1882 -1935 (Descripción), Escuela Argentina (Nacionalidad), Nació el 11 de abril de 1882, en Burdeos, Francia. En 1900 ganó una medalla de oro por su pintura «Detrás del arco iris». En 1904 vuelve al país y en 1906 realiza su primera muestra en Argentina… (Detalles Bio-Técnicos), con reconocimientos internacionales en … y premios … (Reconocimientos) El año 1904 significó para Fernando Fader el inicio de una nueva etapa. Afincado nuevamente en Mendoza, y con sólo 22 años de edad, instala su taller de pintor en la casa paterna de la calle… (Observaciones).

Ejemplo para un comercio: SanCor (Autor/Marca), Es una cooperativa argentina de productores lecheros (Descripción), Argentina (Nacionalidad), Los productos SanCor de base láctea son de calidad superior porque mantienen el equilibrio entre sabor, naturalidad y salud. Con una amplia y variada gama de productos, nuestros consumidores disfrutan de una vida sana y placentera…. (Detalles Bio-Técnicos), El compromiso de SanCor con el desarrollo del país es de larga data, y su red de proveedores se fue consolidando en el tiempo.  Actualmente, más del 95% del total del aprovisionamiento corresponde a empresas instaladas en el país.… (Reconocimientos) SanCor desarrolla su gestión de ventas internacionales con la misma dedicación brindada al mercado interno. Es, por tradición, el mayor exportador argentino de lácteos, habiendo sido pionero en la inserción de la Argentina en la economía global…. (Observaciones).

Categoría Artículo: El contenido de esta tabla es fijado en la Configuración y determinado en forma conjunta entre el cliente y GS Dynamic. Este último es quien mantiene su contenido y el cliente.sólo puede consultarlo.

Estados de Artículo: El contenido de esta tabla es fijado en la Configuración y determinado en forma conjunta entre el cliente y GS Dynamic. Este último es quien mantiene su contenido y el cliente.sólo puede consultarlo.

  Unidades de medida: El contenido de esta tabla es fijado en la Configuración y determinado por la AFIP y GS Dynamic. Este último es quien mantiene su contenido y el cliente.sólo puede consultarlo.